Bagaimana Cara Menulis Surat Formal

Bagaimana Cara Membuat/Menulis Surat Formal

Dalam masyarakat Internet dan email saat ini, kebutuhan untuk menulis surat formal atau resmi lebih jarang terjadi daripada di masa lalu. Namun, kadang-kadang diperlukan untuk menyajikan surat resmi untuk mendapatkan informasi, mengajukan permohonan program akademik atau pekerjaan, untuk menulis surat keluhan, atau sekadar mengungkapkan pendapat Anda secara efektif dan koheren.

Ringkas
Nyatakan tujuan surat resmi Anda di paragraf pertama dan jangan melenceng dari pokok pembicaraan. Cobalah untuk menghindari bahasa kiasan atau kata-kata panjang. Jaga agar surat singkat dan to the point. Kutipan dari Strunk and White The Elements of Style ini memberikan aturan praktis yang sempurna:

Tulisan yang menegangkan itu ringkas. Kalimat seharusnya tidak mengandung kata-kata yang tidak perlu, sebuah paragraf tidak ada kalimat yang tidak perlu, karena alasan yang sama bahwa gambar seharusnya tidak memiliki garis yang tidak perlu dan mesin tidak memerlukan bagian yang tidak perlu. Ini tidak mengharuskan penulis membuat semua kalimat pendek, atau menghindari semua detail dan memperlakukan subjek hanya secara garis besar, tapi setiap kata memberi tahu.

Gunakan nada yang tepat
Surat bisnis atau surat resmi harus ditulis dengan nada yang sedikit lebih formal daripada bahasa sehari-hari Anda. Hindari hal-hal berikut: slang atau jargon; Kontraksi seperti aku, tidak bisa, ini; dan kata-kata samar seperti bagus dan bagus. Bersikap sopan dan hormat, bahkan jika Anda mengeluh. Lihatlah contoh surat resmi kami untuk melihat nada yang sesuai.

Proofreading
Proofreading sangat penting. Setelah Anda menulis surat resmi Anda, periksa tata bahasa dan ejaan dengan saksama. Gunakan spell-checker di komputer Anda dan kemudian baca surat itu di atas diri Anda karena pemeriksa ejaan tidak akan menangkap setiap kesalahan. Gunakan kamus atau tesaurus, jika perlu. Periksa tata bahasa dan tanda baca untuk benar dan pastikan kalimatnya sudah lengkap.

Sebaiknya minta orang lain mengoreksi surat resmi Anda, bahkan setelah Anda melakukannya, karena Anda mungkin telah mengabaikan kesalahan dalam sesuatu yang telah Anda baca berkali-kali. Jika surat resmi ini cukup penting bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk menulis, jangan terburu-buru menyelesaikannya. Kesalahan akan mengurangi dampak pernyataan atau kesan yang ingin Anda buat.

Gunakan format dan presentasi yang tepat
Ingat bahwa kesan pertama adalah yang bertahan. Gunakan kertas berkualitas baik dan amplop yang cocok untuk surat resmi Anda. Pastikan penerima ditangani dengan benar dan namanya tertera dengan benar. Sama pentingnya – jangan lupa untuk menandatangani surat itu!

Sampaikan ide Anda dengan benar: Memformat surat resmi
Mengikuti konvensi standar penulisan surat resmi yang baik dan penyajian surat Anda secara menarik akan memastikan bahwa pemikiran Anda dipertimbangkan secara serius oleh penerimanya dan diberi perhatian dan pertimbangan yang pantas mereka dapatkan. Berikut adalah beberapa tip pemformatan:

Heading
Heading atau Judul terdiri dari alamat Anda (tapi bukan nama Anda) dan tanggalnya. Nomor telepon dan alamat email biasanya tidak termasuk di sini, tapi bisa diterima. Dengan menggunakan format blok, judulnya ada di pojok kiri atas halaman.

Jl. Perumpamaan Timur No. 05 Jakarta Timur
23 Januari 2018

Alamat
Alamat dalam terdiri dari nama dan alamat orang yang Anda tulis. Anda harus mencoba untuk menangani surat resmi tersebut kepada orang tertentu, namun jika Anda tidak tahu namanya, paling tidak mencoba memasukkan namanya. Alamat ini biasanya ditempatkan empat baris di bawah judul jika sebuah pengolah kata digunakan atau satu baris di bawah judul jika huruf itu ditulis tangan.

Pak Jalal (nama)
Kepala Produksi Sirup (judul)
Jalan Semeru 5 No.11 Sampit – Kalimantan Tengah

Salam
Lewati satu baris setelah alamat dalam dan ketik salam. Pilihan salam Anda tergantung pada apakah Anda mengetahui penerima surat resmi yang dimaksud atau tidak. Salam yang paling biasa adalah

teruntuk..

diikuti dengan nama orang tersebut dan diselingi dengan tanda titik dua. Jika Anda tidak tahu apakah orang yang Anda ajak bicara adalah pria atau wanita, Anda mungkin mulai dengan

Dear Sir atau Madam,

contoh untuk menggunakan bahasa inggris, lagi diikuti oleh titik dua.

Nona.

Bisa digunakan jika Anda tidak tahu status perkawinan seorang wanita. Selanjutnya, jika orang tersebut memiliki judul tertentu seperti

Dr.

pastikan Anda menggunakannya Berikut adalah beberapa contoh dari setiap salam:

Dear Mr Trunk,
Dear Ms. Root,
Dear Mrs. Branch,
Yang terhormat, Dr. Acorn,

Tubuh / Body surat
Lewati satu baris setelah salam dan mulailah mengetikkan surat resmi. Ini adalah bagian utama dari surat tersebut. Ingatlah peraturan yang diuraikan di atas mengenai keringkasan dan koherensi. Cara terbaik adalah menggunakan paragraf singkat, jelas, logis untuk menyatakan bisnis Anda.

Penutupan dan Tanda Tangan
Ini adalah akhir dari surat itu. Lewati satu baris setelah paragraf terakhir dari badan huruf dan ketik penutupnya. Hanya kata pertama penutupan yang harus dikapitalisasi. Ini diselingi koma. Tinggalkan beberapa baris setelah penutupan.